Digitization/Digitalization? Sayılaşma/Sayısallaşma? Analogdan Dijitale Geçince …

“Dijitalleşme daha iyi sonuç üretmeyecekse büyümeyi ve verimliliği sağlamayacaksa niye o kadar zaman, para, enerji sarfediliyor. Bu yüzden dijitize (sayısal) olmakla, dijitalleşmeyi (sayısallaşma) birbirinden iyi ayırmak gerekir” demiştik. 

Özetlersek “dijitalleşme” kararı verilmeden önce işletmenin ya da iş modelinin sayılaşma kapasitesi ölçülmeli, sayılaşma ve sayısallaşma güdüleyicilerine bakmalı, tüketici ve diğer paydaş ilişkileri bunlardan nasıl etkileniyor ve ortaya çıkan büyük veri büyümeyi nasıl etkiliyor tahmin etmeli ve sonra dijital transformasyon, yeni dijital iş modeli (ürün) ya da dijital disruption (ezber bozma, alt üst etme) kararı verilmelidir.

Yıldız Holding olarak dijital dönüşüm yolculuğuna başlayalı 10 yıldan fazla oldu. Covid-19 salgını öncesinde dijital dönüşüm yolculuğumuzu sürdürmek, mevcut iş modellerimizle ve kullandığımız teknolojilerle yarın da işimizde en iyisi olabilmek için gönüllü dijital disruption grupları oluşturduk. Cesur, kolay pes etmeyen, sorumlu, hata yapmaktan korkmayan ve hata yapmanın öğrenmenin bir parçası olduğuna inanan, değişimden keyif alan, yeni fikirler geliştirmeyi seven, etki yaratmak isteyen, dijital teknolojilerle iç içe çalışan gönüllü çalışma arkadaşlarımızdan fikir ve projelerini bizimle paylaşarak Digital Disruption Grubuna katılmalarını istedik. 5 günlük başvuru süresi sonunda 220 arkadaşımız gruba katılmak istediğini bildirdi. Gruba katılmak isteyenlerden gelen fikir / proje sayısı ise 116 oldu. Gelen başvuru sayısı bu kadar yüksek olunca tüm projeleri detaylı bir inceleme sonucunda gruplandırdık. Aralarından aşağıdaki kriterlere uygun olanları birinci faz projeleri olarak seçtik:

·     Hızlıca uygulanabilir olmalı

·      Dijital teknolojilerden yararlanmalı

·      Fikir sahibi projenin uygulanacağı organizasyonda yer alıyor olmalı

·      İşletmenin bir problemini çözmeli ve net bir fayda sağlamalı (Satış arttırma, maliyet azaltma vb.)

·      Fikir sahibi kendi çalıştığı organizasyonu içinde gönüllü olarak projeyi canlandırmalı ve ilerletmeli

20 Şubat 2020 günü bu kriterlere uygun aşağıdaki 9 projenin fikir sahipleri ve yine Digital Disruption Grubuna gönüllü olarak katılmak isteyenlerden seçtiğimiz, farklı alanlarda uzmanlık ve tecrübe sahibi 11 proje danışmanı ile bir çalıştay gerçekleştirdik.

1. Elektronik Kamyon Mührü (Cihan Korkmaz – Şok Marketler).
2. Enerji Takip Sistemi (Yunus Emre Önen – Aytaç Gıda)
3. Instagram Buy Fonksiyonu (Ahmet Abamor – e-Star)
4. Doğru Noktaya Doğru Ürün (Batuhan Yusuf Dadın – pladis)
5. Doğru Kanala Doğru Ürün (Batuhan Yusuf Dadın – pladis)
6. Oyunlaştırma ile İSG (Hamide Güven Şen – Bizim Toptan)
7. Şirket içi e-imza (Bilge Özhan – pladis)
8. Tüm Ürün Fiyatlarının Dijital Sürece Taşınması (Yasin Henden pladis) 9
9. Vardiya Listelerinin İSG ye göre hazırlanması (Önder Sami Atay – pladis)

Proje Danışmanları :  Şerafettin Özsoy (Yıldız Holding), Yasemin Budak (Penta), Şükrü Köybaşıoğlu (Yıldız Holding), Selen Erkök (g2mEksper), Altuğ Akbay (pladis), Serap Nazır Demircan (Şok Marketler), Berrak Sepil (Yıldız Holding), Özhan Nuri Özesenli (pladis), Raşit Çebi (Bizim Toptan), Gürhan Gündoğdu (Bizim Toptan), Emine Derya Ürse (pladis)

Çalıştayda proje sahipleri kısa sunumlarla amaçlarını, proje planlarını, proje ekiplerini ve dijital çözümlerini anlattılar. Proje danışmanları ile projeleri eşleştirdik ve başladık. İlk iş olarak tüm proje sahipleri organizasyonlarında proje sponsorlarını belirlediler ve projelerini anlattılar. Proje sponsorlarının desteğini alarak şirket yönetimlerinin de olurunu almış oldular. Gönüllü Proje sahipleri ve Danışmanlar, bir yandan her zamanki iş sorumluluklarını yürütmeye devam ederken öte yandan yoğun bir çalışmayla hızlıca sonuç almaya başladılar. 15 günde bir Proje sahipleri ve ilgili projelerin danışmanları ile 15’er dakikalık Teams online gözden geçirme toplantıları yapıyor ve projelerle ilgili ilerlemeleri, ortaya çıkan ihtiyaçları değerlendiriyoruz. Farklı şirketlerden biraraya gelen böyle bir grubun oluşumu ile Yıldız Holding şirketleri arasında var olan güçlü sinerjiye de katkı sağlamış olduk. Nisan sonu itibariyle 4. ve 5. Projeler tamamlandı ve hayata geçti. Mayıs sonu itibariyle 1. ve 3. Projeler dışındaki 5 proje de son aşamaya geldi, Haziran sonunda tamamlanıp hayata geçmeleri bekleniyor. Kalan iki projemizle ilgili dış kaynaklara bağlı olarak çalışmalar devam ediyor. Bunlar ilerleyen aylarda sonuçlanacak. Bu projelerimizin başarılı bir şekilde bu aşamaya gelmesi sonrasında Digital Disruption Grubuna gelen fikirlerden ikinci faz proje seçimlerini yapıyoruz. Bu projelerin daha kapsamlı ve farklı birimlerin koordinasyonu ile yürütülmesi gerektiğini gördük. Bu nedenle belirlediğimiz bir grup proje için fizibilite çalışmaları tamamlanınca düğmeye basacağız. İkinci faz projeler ile birlikte Dijital Dönüşüm yolculuğumuzun sürdürülebilir olmasını sağlamak amacıyla gelen tüm fikirleri değerlendireceğiz ve yeni fikirler toplamaya devam edeceğiz. Yeni teknolojilerin ve yeni iş modellerinin bütün iş dünyasını alt üst ettiği günümüzde bizim de yaptıklarımızla yetinmeyip dijital dönüşüm yolculuğumuzu sürekli hale getirmemiz bir zorunluluk haline geldi.

Tabi dijitalleşme sadece iş modellerini dijitalleştirmekten ibaret değil, teknoloji günlük iş hayatımızı da şekillendiriyor. Şöyle bir örnek vereyim:

Steve Jobs Pazartesi sabahları dört saatlik ürün gözden geçirme toplantılarında organizasyondaki seviyelerine bakmaksızın dünyanın dört bir köşesinden davet ettiği kırk katılımcıyla her konuda görüşürdü. Bu karşılıklı fikir alışverişi için muazzam bir imkandı. Lider hemen orada, o anda karar alabiliyor, itirazları dinliyordu. Bu sayede iş sürat kazandığı gibi herkes kendini yetiştirme ve öğrenme imkânı buluyordu. Tabi liderin kabiliyeti de önemliydi.

Görüldüğü gibi dijitalizasyon şirkette günlük iş yapış biçimlerimizi etkileyecek pek çok cazip unsur barındırıyor ve uygulandığında günlük iş hayatımızdan İş Gözden Geçirme Toplantılarına kadar birçok konuda ezber bozuyor, organizasyondaki çekiciliği sunduğu aşağıdaki nimetlerden kaynaklanıyor;

-Sınırsız kişiyle eş zamanlı diyalog imkânı, -Zaman ve mekan kısıtı olmaması, -Toplantıya katılımın her seviyeden olması ve geniş katılımlı fikir alışverişi olması, -Anında karar ve itirazların görüşülmesi, -Yüksek sürat kazanılması, -Üst seviye yöneticilerin her seviye ile direk görüşerek işi bizzat gerçekleştirenlerden öğrenmesi, -İnovatif fikirlerin üst seviye tarafından duyulması, -Katılanların geniş görüş açısı, esneklik ve sürat kazanması, -Verilere gerçek zamanlı ulaşılması, algoritmalar ve yapay zeka yardımıyla anında anormalliklerin farkedilerek karar alınması,

Tabii bu dijital yetenekleri kullanan liderlerin yönetim becerileri de farklılaşacaktır. Ayrıca organizasyonun iş odaklı olması ve bireylerin davranış olgunlukları uygulamada bir avantaj olacaktır. Nedir bu yetenekler derseniz en önemli birkaç tanesini şöyle sıralayabilirim:

-Dijital toplantılarda kullanılan gerçek zamanlı erişim imkanı ve data analiz kabiliyetlerini kullanarak toplantının katılım ve idaresini canlı tutmak, -Gerektiğinde ek bilgi veya kişiye hemen erişmek için kısa aralar vermek, -Toplantının odağının dağılmasına müsaade etmemek, -Toplantı sonunda kararları ilan etmek, -Kimin ne zaman neyi yapacağını belirlemeden toplantıyı bitirmemek, -Toplantı süresini bir saatten az tutarak, kimin ne anladığını, ne faydalandığı hakkında geri bildirim almak. Tabi toplantılara önceden hazırlanmak gereğini, sunumların bir sayfa ve sadece birkaç madde ile sınırlandırılması gerektiğini söylemeye gerek yok.

Dijitalizasyondan hakkıyla istifade için organizasyon yetkinliğinin herkesin her seviye ile direk iletişime geçecek olgunluğa ulaşması gerekmektedir. Aynı veya benzer platformlar kullanıldığından iş odağını zedeleyecek sosyal medya tipi davranışlardan kaçınmak gerekir. Ama aynı zamanda tersine mentorluk (reverse mentoring) kullanılarak bu konuda elyak (en liyakatli) gençlerden istifade pek yerinde olacaktır. Nihayetinde gerçek zamanlı veri ile beslenerek, süratle hareket eden, esnek bir organizasyonda anında karar verip uygularken sosyal hayatı, geyik muhabbetini de ihmal etmeyelim.

Ama şayet dijitalleştiremezsek günlük iş yapış biçimimizi ve dijitalizasyonun sunduğu nimetlerden faydalanamazsak, o zaman bilelim ki rekabetçi, üstün olamayız ileride! Tüm bunları yaparak beş kıtaya yayılmış işlerimizi, beşte biri yurtdışında çalışan 65 bin kişiyi aşkın çok kültürlü bir organizasyonu tek bir yapı gibi yönetebiliyoruz. Bunda CEO’ler dahil herkesin zaman ve mekan kısıtı olmadan iletişime açık olmasının büyük faydası var.

(Yönetim kurulu üyemiz ve danışmanım Ram Charan benimle fikirlerini paylaştığı için çok teşekkür ediyorum.)

Not: Açık kaynak niteliğindeki bu yazı yazar zikredilerek iktibas edilebilir. Telif gerektirmez.