Uzaktan Çalışma güven, işbirliği ve teknoloji demektir. Sadece biraz daha disiplinli olmayı gerektirir. Yıldız Holding Tele-Çalışma Gönüllü Disruption Grubundaki sunduğum taslağı Ege Bakış’a teşekkürlerimle paylaşıyorum. Bu prensipler niteliğindeki çalışma faydalı bir rehber olacaktır.
Liderler nasıl davranmalıdır?
İnsan Kaynaklarının Rolü Nedir?
Araçlar ve Süreçler
LİDERLER NASIL DAVRANMALIDIR?
Tüm Liderler (CEO’dan sahadaki müdüre kadar) bu önemli dönüşümün başarısında anahtar role sahiptirler. Bu değişim sürecinde liderler daha önce deneyimledikleri değişim yönetimi prensip ve uygulamalarını gözden geçirerek ve bunları içselleştirerek işe başlamalıdırlar. Bunun yanı sıra uygulamayla ilgili “best practice” olmuş şirketlerin başarı hikayelerini okumalı ve kritik noktalarını öğrenerek kendi süreçlerine katkıda bulunmalıdırlar.
▪ İnsan ve teknoloji ile ilgili stratejilerini yeni düzene göre tekrar ele alıp yenilemeleri gerekir.
▪ Başarılı liderlik özellikleri olan SMART hedef belirleme, toplantıları verimli yönetme, açık iletişim kurma, ekip üyelerinin kişisel ve kollektif güçlü yanlarını ortaya çıkarma gibi çabalarına daha da ağırlık vermelidirler.
▪ Uzaktan çalışan ekipleri yönetmede en başarılı olanların, çalışanlarını etkin dinleyen, güven ve saygı ortamını oluşturan, detaylara takılmadan iş yükü ve performansını sorgulayan ve iletişime fazlasıyla yönelen liderler olduğunu biliyoruz.
Görünürlük:
Her organizasyonun CEO/en üst yöneticisi, uzaktan çalışma sisteminde insanlara güven vermek, onları rahatlatmak, motive edici veya umut verici olmak amacıyla canlı video konferanslar veya önceden çekilmiş video kayıtlar yoluyla çok daha görünür olmalıdır.
▪ Liderler yaratıcı olmalı, iletişim konusunda yeni yöntemler öğrenmeli ve sadece doğrudan raporlayanlara değil tüm çalışanlarına görünür olmalı, teknolojiyi etkin kullanmalılar.
▪ Üst yöneticilerin destek mesajları verdiği ve çalışanların sorularını yanıtladığı genel katılımlı sanal toplantılar çok yararlı olur.
▪ Liderler bu tip oturumlarda formal olmak yerine samimi/kendileri gibi olmayı tercih etmelidirler.
Netlik/Açıklık:
▪ Ofis hayatından farklı olarak açık ve net sınırları olmayan uzaktan çalışma düzeni, özellikle alt seviye çalışanlar için bitmek bilmeyen mesai saatlerine ve dolayısıyla aşırı yorgunluk ve moral düşüklüğüne sebebiyet verebilir.
▪ Ölçülebilir yeni metriklerin ekiplerle paylaşımı, hedef ve rollerin tekrar tekrar netleştirilmesi kritiktir.
▪ Liderlerin yeni düzenin sınırlarını ve çalışma prensiplerini ekipleriyle beraber bir çalışma yaparak bir vizyon oluşturması iyi bir yaklaşım olacaktır.
o İşin genel hedefleri nedir ve her bir ekip üyesi bunlara nasıl katkıda bulunabilir?
o Her ekip üyesinin ve takımın bütün olarak rolü nedir?
o Birbirlerine karşı ve organizasyona karşı sorumlulukları nedir?
o Ne şekilde ve kaç kez birbirleriyle iletişim kurmaya ihtiyaçları vardır nasıl kurmaya ihtiyaçları vardır.
İletişim:
Geleneksel ofis ortamına göre uzaktan çalışanlar arasında daha fazla iletişim hataları olması kaçınılmazdır. Bu nedenle yeni çalışma şekline ekipçe başlangıç yapılmalıdır.
▪ Liderler ekipleri ile birlikte şu soruları irdeleyerek ortak iletişim modelini belirleyebilirler:
o İletişim rutinimiz nasıl olmalı? Kaç kez iletişim kurmalıyız? Video mu, telefon mu veya Zoom/Teams gibi sosyal media araçları mı kullanılmalı? Birlikte çalışmanın en iyi yolu nedir?
▪ Liderlerin bu modele yaklaşımı pozitif olmalıdır. Uzaktan çalışmanın nasıl yapılacağını ekip üyelerinin anlamalarına yardımcı olmaları ve bu düzenin verimli ve ödüllendirici olacağı konusunda onları rahatlatması gerekir.
▪ Sistemin düzenli olarak denetlenmesi olası problemlerin bulunup çözülmesine yardımcı olacağı için önemli bir adımdır.
▪ Uzaktan toplantılarda liderlerin her bir çalışanına şu soruları sorması rahatlatıcı ve verimi arttırıcı bir yaklaşım olacaktır:
o Ne yaptın? Şu an ne üzerinde çalışıyorsun? Herhangi bir konuda yardıma ihtiyacın var mı?
▪ Sanal toplantıların yönetilmesi
o Belirgin kuralları olmalı mesela, cep telefonu yok, başka işlerle uğraşmak yok gibi
o Gündem konularına girmeden önce, ilk 10 dakika toplantı başlangıcı olarak değerlendirilmeli. Genel gidişatı anlatmak, çalışanların düşünce ve geri bildirimlerini almak için bir fırsat olarak kullanılmalıdır.
o Toplantıya katılan tüm çalışanların potansiyelini ortaya koymaları için özellikle yeni katılanlara, alt kademe çalışanlara ve daha az konuşanlara odaklanılmalıdır
o Toplantıda alınan kararlar, takip edilecek konular ve görevlendirmeler e-posta, telefon veya mesajlarla mutlaka takip edilmelidir.
Çalışanlarla bağ kurmak:
Evden çalışmaya başlayanlar ilk dönemde kopuk ve yalnız hissedebilirler. Bu da verimlilik ve bağlılıklarını düşürebilir.
▪ Evden çalışmak psikolojik sağlığı nasıl etkiler? Çalışanların odaklanmış, bağlı ve motive çalışabilmeleri için liderler ne yapabilir? Liderlerin bu konudaki uzman öneri ve çalışmalarını öğrenmeleri faydalı olacaktır
▪ “Koç ol, antreman yaptır ve bağlantı kur”. Yöneticiler aktif şekilde bu yaklaşımın üzerinde çalışmalı. Bu süreçte hiçbir çalışan amirine diğerlerine göre daha az ulaşabildiğini düşünmemeli.
▪ Uzaktan çalışmada, çalışanlarla temas frekansının yönü hep yukarı olmalı, azalmamalı. Ofis düzeninde yerleşik olan toplantılar aynı şekilde sanal düzende de devam etmeli. Aslında iletişim tüm ekip ve üyeleri için artmalı.
▪ Ekipteki yeni üyeler, kritik projelerde çalışanlar ve iletişim ihtiyacı daha fazla hissedenler birebir görüşme talebinde bulunabilirler. Bu görüşmeler için de zaman ayrılmalı ve bu talepler yerine getirilmelidir.
▪ İletişim için bazı çalışanlar e-posta, mesaj, telefon görüşmesi, bazıları da görüntülü görüşme tercih edebilirler. Liderler her ne kadar ortak platforma odaklanmak isteseler de çalışanlarıyla onların tercih ettiği medyada ve onların dilinde bu görüşmeleri yapmalıdırlar. Aksi durumda çalışanlarıyla güvenli bir bağ kurma fırsatını kaçırabilirler.
▪ Kişisel etkileşim kurmak için zaman yaratmak, bu dönemde her zamankinden daha önemli.
▪ Önemli bir konu da çalışanların uzaktan çalışma düzeniyle ilgili geri bildirim vermeleri için onların cesaretlendirilmesidir. Bu geri bildirimlerin toplantılarda paylaşılarak düzenin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi sağlanabilir.
▪ Bu dönemde beraber eğlenmeyi de unutmamak gerekir. Ekiple birlikte yapılan sosyalleşme çabaları ve kahve araları aynı şekilde sanal ortamda uygulanabilir.
İnsan Kaynakları’nın Rolü Nedir?
▪ İnsan Kaynakları, ekip liderleriyle birlikte yeni ofis düzenine geçişten sorumludur. Toplantı odaları, çalışma istasyonları, genel birliktelik mekanları gözden geçirilerek yeni çalışma sistemine göre yeniden düzenlenmelidir.
▪ Organizasyon yapıları yeni düzene göre sadeleştirilmelidir. Bürokratik ve hiyerarşik karar verme mekanizmalarından mümkün olduğunca uzaklaşacak yeni yapılara geçiş sağlanmalıdır.
▪ Tüm İnsan Kaynakları süreçleri (Performans yönetimi, İnsan Kaynakları Planlaması, Yönetici Etkinlik anketi, Bağlılık Anketi vb.) yeni duruma göre içerik ve araçlar teknolojik alt yapıya göre dönüştürülmeli, uzaktan çalışmayı yansıtan gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
▪ Yasal düzenlemelerin yeni duruma göre yerine getirildiğinden emin olunmalıdır.
▪ Liderlik yetkinlikleri uzaktan çalışma ortamındaki dinamikler göz önüne alınarak tekrardan ele alınmalı, bunlara yönelik değerlendirme araçları yenilenmelidir.
▪ Tüm eğitim programları internet veya intranet üzerinden erişilebilecek şekilde yapılandırılmalı ve devreye alınmalıdır.
▪ Liderler ve çalışanları uzaktan çalışmaya hazırlayacak ana esaslar belirlenmelidir ve tüm organizasyon ile paylaşılmalıdır.
▪ Yöneticiler için “Uzaktan Çalışma Eğitimi” bir zorunluluk olmalıdır.
▪ Çalışanların bu zamanlarda psikolojik desteğe ihtiyaçları olabilir. Etkin bir çalışan destek programını yürürlüğe koymak faydalı olacaktır.
▪ İç İletişim çalışmaları elden geçmeli ve tümü teknolojik iletişim araçları üzerinden yapılmalı, daha etkin ve dinamik bir yapıya dönüştürülmelidir. Şirket içi iletişim kanalları birden fazla ortam üzerinden yürütülmeli. En az bir iletişim kanalı çift yönlü olmalıdır. Çift yönlü kanal üzerinden çalışanların, şirket tarafından paylaşılan anketleri doldurması ve anlık kendi durumlarını paylaşacağı bir ortam olmalıdır (Teams’teki Nasılsın gibi). Tek yönlü kanallarda intranet eğitimleri, bilgilendirmeler için e-posta ve şirket iç iletişimi (yammer, workplace gibi) kullanılmalıdır. Sesli ve görüntülü iletişim yapılabilecek teams, zoom vb- ortamlar etkin kullanılmalıdır.
ARAÇLAR/SÜREÇLER
Dijital iletişim uzaktan çalışmayı sağlar ancak birçok yeni sorunu da beraberinde getirir. Zaman içerisinde gelişen duygusal ve psikolojik kopukluk hissi olabilir. Sanal mesafe arttıkça ekip üzerinde inovasyon verimliliği, güven, iş tatmini, rol ve hedef netliği ve proje başarısı konularında olumsuz etkiler ortaya çıkmaya başlar.
Sosyal medya platformu
▪ Çalışanların birbirleriyle sosyalleşmeleri için bir sosyal medya platformu kullanmak gerginliği ve yalnızlığı minimize etmek için güzel bir yaklaşım olabilir. Yammer veya Workplace gibi her çalışanın ulaşabileceği basit ancak popüler bir medyada, çalışanlar birbirleriyle şakalar, gif’ler, yazılar veya yaşam fotoğraflarını paylaşabilirler. İş dışı sohbetler, büyük duyurular, doğum günü kutlamaları, yıl dönümleri, terfiler bu platformda yer alabilir.
▪ Uzaktan çalışan ekipler için yüz yüze buluşmalar da önemlidir. Buna da olanak birbirini tanıyacak adımlar atılmalı, toplantılar, birebir ofis buluşmaları planlanmalıdır.
▪ Gönüllülük çalışmaları da bağlılık ve morali arttıran diğer etkili bir yöntemdir. Çalışanlar ekip olarak sanal bağış ve yardım kampanyaları ile hem ekip olduklarını daha iyi hissederler hem de topluma faydalı olabilirler.
Paylaşım ve geri bildirim platformu
▪ Sürekli uzaktan çalışanların tecrübelerini paylaşıp birbirlerinden öğrenebilecekleri ortak bir paylaşım platformu, bir çalışma grubu oluşturmak faydalı olacaktır.
▪ Bu grup diğer çalışanlarla temasa geçip, geri bildirimleri toparlayabilir, organizasyon dışı benzer topluluklardan iyi uygulamaları şirkete sunabilir ve uzaktan çalışma konusundaki literatürü takip ederek üst yönetime önerilerde bulunabilir.
▪ Bu çalışmaların çıktısı sanal ekiplerin yetenek eğitimleri için bir kaynak olabilir.
▪ Üst yönetime çalışma hayatının geleceği ile ilgili öngörüler sunabilirler.
▪ Farklı departmanlarla işbirliği yapmaları gerekeceği için bu gruba Bilgi İşlem desteği verilmelidir.
▪ İnsan Kaynakları süreçlerinin uzaktan çalışma düzenine adaptasyonu çalışmalarında İnsan Kaynakları departmanına da girdi sağlayabilirler.
Performans Yönetimi
Uzaktan çalışma düzeninde ekip üyelerinin ne yaptıklarını, nasıl çalıştıkları doğal olarak takip edilemez. Fakat onların doğru şekilde donatılmaları, verilen görevler için her zaman olduğu gibi gelişmenin ve ilerlemenin takibinin yapılması, sonuçlara ulaşmak için gerekli desteklerin verilmesi elzemdir.
Uzaktan çalışanların yöneticileri performans değerlendirme sürecinde şu ana esaslara bağlı kalmalıdırlar:
▪ Performans değerlendirmesi süreçten ziyade sonuç esaslı olmalıdır.
▪ Ekip üyelerine kimin neden sorumlu olduğu net şekilde aktarılmalıdır.
▪ Her proje ve görev için bir zaman takvimi mutabakatı yapılmalıdır.
▪ Hedefe ulaşmada problem olduğunda suçlayıcı bir yaklaşım sergilenmemeli, süreç boyunca ortaya çıkan engeller tartışılmalı ve beraber çözümler üretilmelidir.
o Hedef belirleme : Performans kriterlerini belirleme ve takibinde sonuç ve KPI’lara odaklanılmalı, aktiviteye bakılmamalıdır
o İzleme: İlerleme düzgün aralıklarla izlenmeli, birebir seanslara zaman ayırarak net ve açık geribildirim sağlanmalıdır.
o Performans sorunlarını işaret etmek konusunda proaktif olmalı, performans gelişim sağlanana kadar düzenli geri bildirim seansları yapılmalıdır.
▪ Takdir etme/Ödüllendirme : Uzaktan çalışanların başarılarını takdir etmenin birçok yolu var.
o Ekip arkadaşlarının olduğu ortamlarda (mesela Zoom /Teams ) teşekkür/ takdir etmek diğer üyeleri de motive edecektir.
o Bir elektronik hediye kartı da gönderilebilir. Fiziksel bir not veya kart ile uzak olmanın sınırlarına rağmen, yapılan işin ve elde edilen başarının takdir edildiğini göstermek açısından güzel bir araçtır.
o Bütçelerin müsaade ettiği oranda başarılı çalışanlara prim veya nakit ödül vermek de çok etkindir. Böyle bir ödül çalışanları daha da iyi bir iş çıkarmaları yönünde motive edecektir.