Gençliğimde Günde 40 Görüşme,

Haftada 45 Toplantı Yapardım!

Hayatta en önemli şey zamanı kullanmayı öğrenmek. Sanırım bize en adil dağıtılan şeydir zaman. Hepimizin 24 saati var ve o zaman içinde yaptıklarımıza göre sonuçlar elde ediyoruz. İstediğiniz kadar paranız olsun, hayatı günde 24 saatten 1 salise fazla yaşamak, daha fazla zaman kazanmak mümkün değil. Bu nedenle zamanı yönetmek, yapılacakları önceliklendirmek ve planlamak zaman içinde kazandığım bir alışkanlık. Hem kişisel, hem aile hem de iş hayatımı mümkün olduğunca önceden planlıyor ve ona göre yaşıyorum. Aslında çok tertipli, düzenli bir insan olmak istemiyorum. Notlar tutmak, dosyalamak konusunda iyi değilimdir. Bunları zaten yapanlar var. Herşey dijitalleşti zaten. Ajanda yerine geçen, sizi uyaran çok sayıda aplikasyon var. Konu burdan açılmışken, rahmetli Süleyman Demirel her imzaladığı kağıdın bir kopyasını alır saklarmış. Sonra bunlardan kitaplar yaptı, müzeler doldu. Siyasetçiler için heralde bu gerekiyor, neticede insanlara dönüp “bana oy verin” diyorlar. Benim ise böyle bir talebim yok. Nasıl olsa herkesin bir programı ve usulü var, kurumsal yapılarda bu düzen var, her şey düzenleniyor diye ben, çok program yapmazdım. Esnek olmaya çalışırdım ama dediğim gibi kurumsal hayat sizi planlı yaşamak zorunda bırakıyor. Bir zamanlar kendimi geliştirmeye çok vakit ayıramazdım. Çok dolu bir hayatım vardı. Ajandam tamamen doluydu, yapmam gereken işler çoktu. Kendime daha fazla vakit ayırmam gerektiğine inanıyordum. Bu konuda çaba gösterdim, bir nebze başardım ama istediğim noktaya yavaş yavaş geldiğimi söylemeliyim.

Bunda etrafınızın etkisi büyüktür. Mesela babam hep dedemi anlatırdı. Nasıl Fatih Medresesi’nde mum ışığında okumuş. Hücresinde, talebe odalarına hücre denirmiş, ders çalışırken odaklanmak için ışık sadece okuduğu sayfayı aydınlatırmış. Babam ise mutlaka dedemin müderris (öğretmen) olduğunda sabah erkenden kalkıp ders tekrarı yaptığı gibi erkenden kalkar, güne hazırlanırdı. Beni de öyle alıştırmıştı. Lise 2. ve 3. Sınıftaki ders yükünden ancak gününde sabah erkenden kalkıp çalışarak başa çıkmıştım. Babam sabah bir sütlü kahve içerdi, bana da yapardı. Ağzımın kalaylı olmasının nedeni her halde budur. Ben daima son dakikada çalışırdım, gerçi üniversitede zorlanmadım değil ama … Neyse bu günde mesela uçakta varmadan veya toplantı öncesi filan çalışırım. Huy işte, belki de böyle taze oluyordur. Gerçi bu babamın bana özgürlük tanımasındandır. Rahmetli leyli mecnani (parasız yatılı) okumuş. “Benim tek şansım vardı, başarmak zorundaydım. Sen rahat ol, ama şunu bil ki, bu dersleri öğrenmek zorundasın” derdi. Ben ancak “Teşekkür Belgesi” alırdım. O ise hayatında sadece bir kere normal not almış, yoksa hep aliyyulala!

İş hayatımda da günlük çalışırdım. Genel müdürken hergün sabah mutlaka tüm ekibimi münferiden veya beraber görürdüm. Önce dünü ve geceyi değerlendirir, günlük yapılacak işleri değerlendiri ve o gün yapılacakları konuşurduk. Toplantılar 15 dakikadan fazla süremezdi. Sabit gündem maddeleri (imalat rakamları, inkitalar, vukuatlar, alınan aksiyonlar, yapılacak işler/projeler vb) mutlaka görüşülür, kararlar alınır, kim ne zaman ne yapacak, istenen aksiyon ve netice toplantı bitiminde yazılır ve paylaşılırdı hemen.

İş takibi, değerlendirme, delegasyon, MBO (hedeflerle yönetim) yaptığımızı düşünürdük. Şükür ki daha sonra bu konuda kendimi geliştirebildim. Bir başka günün konusu olur belki!

Hep bir “to do listem” var, kim kiminle ne, nerede, ne zaman, nasıl ve niçin yapacak (5n1k) ve hedef nedir. Benim ve yardımcılarım tarafından bu listeye göre yapılan planlar gerektiğinde işlerin önemine göre yeniden gözden geçiriliyor. Eskiden Saatli Maarif Takvimi vardı, Ece ajandası vardı, bugün herşey dijitalleşti. Hem dijital olarak, hem de basılı olarak aylar öncesinden her gün neler yapacağım planlanmış ve sürekli güncellenmiş bir şekilde tespit edilmiştir. Ama yine de esneğimdir. Başlangıç ve bitiş süreleri hususunda titiz olmaya çalışırım. Yardımcılarım da zaman planıma uymama konusunda oldukça takıntılıdırlar. Zaman zaman benim esneklik alışkanlığım nedeniyle çatıştığımız olmuyor değil. Haklı oldukları yönlerde var, planlara uymak da lazım, çünkü çok sayıda, görüşme, toplantı, telefon görüşmesi, telekonferans, şimdilerde teams görüşmeleri bir plan dahilinde tıkır tıkır işlemek zorunda… Ama benim için esas olan toplantı, görüşme değil işin tamamlanmasıdır. Bir de toplantı usul ve tekniklerini yazabiliriz. Ama tercihim bunu birkaç kitap ve yeni fikirle meczederek yapmaktır.

Artık malum covid19 şartları nedeniyle evden çalışıp, birçok toplantıyı online yapıyoruz. Günlük planım dijital olarak kayıtlı olduğu için tele-work halindeki toplantılara otomatik olarak bağlanıyorum. WhatsApp’ta geçirilen süreyi hesaba katmaz isem geçmişe baktığımda şimdi daha az çalıştığımı söyleyebilirim. Gençliğimde günde 40’tan fazla telefon ve yüzyüze görüşme ve haftada 45 toplantı yapardım. Cumartesi hatta Pazar dahil çalışırdım. Gençler de şimdi aynı şekilde çalışıyorlar. Tabi başarılı gençlerden söz ediyorum.

Öncelikleri belirlemek çok önemli. Ehemi mühime tercih ediyorum, bunu nasıl mı tespit ediyorum. Çok basittir; önce kendime şu soruyu sorarım, “benim ticaretim nerede?” Zira burası bir ticarethanedir ve alınan her aksiyon, yapılan her iş, her başarı kuruşlandırılabilmelidir, şimdi veya ileride ölçülebilir bir fayda sağlamalıdır.

Nitelikli ve kaliteli zaman geçirmem gereken önceliklerim neler? Tabi önce kendi ritüellerim, ailem, çocuklarım, sonra günlük işler, ama tercihan en zor ve çetrefilli olandan başlarım. Niye, günün kalanında rahat edeyim diye … Görüşme, toplantı, kendime, aileme, arkadaşlarıma ayırdığım zaman trendlerimi takip edip gerekli düzeltmeleri yapmak da zaman içinde edindiğim alışkanlık. Sınırlar koymazsam fazla esnek oluyorum ki dediğim gibi kurumsal hayat o kadar esnekliği kabul etmiyor. Böyle planlı olmama rağmen bir rutinim olmadığını da söyleyeyim. Bir günüm diğer günümü tutmaz. Tek rutinim, namaz saatlerimdir. Uykucu değilim, en az 4 saat uyku yetiyor, 6 saatten fazlası başağrısı yapıyor. İtiraf edeyim eskisi kadar olmasa da, daha fazla kendime ve aileme zaman ayırsam da yine de çok çalışıyorum. Çalışacak bir şey mutlaka buluyorum, galiba işkolik olmuşum. Adeta yorulmaktan zevk alıyorum. Bir keresinde talebeyken sınavdan çıkmıştım, eve geldim babama “çok yoruldum” dedim, O da “haydi şimdi başka bir şey yaparak dinlen” diye yanıt vermişti. Biz de çok çalışmak aile standardı galiba.

Kendime zaman ayırmıyor muyum? Her zaman, tanıdıklarım içinde ençok hobisi (yelken, yüzme, tüple dalma, fotoğrafçılık, atış, outdoor, otomobil sporları vb) olupta peşinde koşan benim. Dünyayı gezmeyi kainatı okumayı severim. Arkadaşlarımla okuyarak vakit geçirmeyi severim, yürümeyi, “mavi saatlerde” fotoğraf çekmeyi severim, mutlaka GOYA yaparım, inovasyon laboratuvarlarında çalışmak, yeni lezzetler denemek, okumak, öğrenmek … hala çok seviyorum. Bu yazıya da yansıyor, farkındayım, kendimi geliştirmeyi severim. Hatta ben yaşta yöneticiler için “corporate athelete” deyimi kullanılır. Ama bunu haketmek büyük çaba ve süreklilik ister. Ben ise derbederim.

Zamanı yönetmekten bahsetmiştim. Önerim sizin benim gibi yapmamanız, zira benim kadar şanslı olmayabilirsiniz. Bakın size ne salık vereceğim; son dönemde Pomodoro tekniği diye bir şeyden söz ettiklerini duymuştum. Geçen okuyup öğrendim. Uygular mıyım, önce bir anlatayım hele …  

Francesco Cirillo kitabın girişinde Pomodoro tekniğini, 1992 yılında ders çalışırken düşük üretkenlik ve düzensiz çalışma sonucu büyük hayal kırıklıkları yaşadığı için sonra tesadüf eseri keşfettiğini anlatıyor. Zamanı iyi kullanamadığından dertliymiş ve bütün amacı, odaklanmak ve işlerini kısa sürede bitirmekmiş. Mutfakta bulunan domates şeklindeki sayaç (timer) kurtarıcı olmuş. Bu nedenle de tekniğin adı Pomodoro tekniği..

Pomodoro Tekniği’nin hedefleri şunlar diyor: 1) Bir faaliyetin ne kadar çaba gerektirdiğini bulmak 2) Kesintileri azaltmak 3) Faaliyetlere yönelik çabayı tahmin etmek 4) Pomodoroyu daha etkili hale getirmek 5) Bir zaman çizelgesi oluşturmak 6) Kişisel gelişim hedeflerini tamamlamak. Kulağa hoş geliyor.

Pomodor süreci de şöyleymiş:

Öncelikli Görevlerin Seçimi (Planlama), to do listenizden (Etkinlik Envanteri) en önemli görevleri seçiyor ve “Bugün Yapılacaklar” sayfanıza ekliyorsunuz. Her görevi tanımlıyor ve ne kadar süreceğini tahmin ediyorsunuz. Kaç pomodoro sürer.

Çalışmaya Başlama (İzleme) – Çalışmaya Pomodoro sayacıyla başlıyor ve ölçümlerinizi topluyorsunuz.

Günlük Özet (Kayıt) – Günün sonunda, günlük gözlemlerinizi kayıtlar sayfasına kaydediyorsunuz. Örneğin, tamamlanan pomodoro sayısı, tahminler, kesintiler vb.

Performans Üzerine Düşünme (İşleme) – Kayıt işleminden sonra ham verileri bilgiye dönüştürüyorsunuz. Örneğin, bir Pomodoro’da ortalama iki kez kesintiye uğradığınızı görüyorsunuz.

Süreci İyileştirin (Görselleştirme) – Bilgileri, sürecinizi nasıl iyileştireceğinizi görmenize yardımcı olacak şekilde düzenliyorsunuz. Örneğin, Pomodoro’nuzu savunmak ve başkalarına sizi rahatsız etmemeleri için haber vermek gibi.

Özetlemek gerekirse Pomodoro tekniği çok basit bir teknik..

1.Faaliyet envanterinden (to do list) önceliklenmiş ve kapsamı belirli “bugün yapılacaklar” sıralanıyor.

2. Zamanlayıcı 25 dakikaya ayarlanır ve ilk seans başlatılır. 5 dakika ara verilir ve görev tamamlanana kadar 25 dakikalık seanslar tekrarlanıyor.

Bir pomodoro bölünemiyor. Yöntemde atomik birim salt çalışmaya adanmış 25 dakika. 1 dakika bile kesintiye uğrasa yeni seansa geçiliyor. Eğer iş 3 dakika sonra bitecek olsa bile 25 dakikada seans kesinlikle bitiriliyor. 5 dakikalık arada gevşeme eksersizi, hayal kurma, konuşma herşeyi yapabilirsiniz. Arada ciddi iş yapılmıyor, zihin boşaltılıyor, sonraki seansa hazırlanılıyor. Seans bitiminde envanterdeki görevin yanına bir x işareti konuyor.

Her dört pomodorda bir üzerinde çalışılan faaliyete 15-30 dakika ara veriliyor. Yine bu sürede karmaşık bir aktivite yapılmaması gerekiyor. Son pomodoroda yapılan şeyler düşünülmüyor.

Diyelim ki bir pomodoro seansı sürerken  iş bitti ne olacak? İlk 5 dakikada bittiyse seanstan sayılmıyor, bitiriliyor. 5 dakikadan fazla olduysa Pomodoro seansı bitmiyor. Geri dönülüyor, kontrol yapılıyor ya da öğrenilenler gözden geçiriliyor.  Gün sonunda tüm pomodoro sayıları, görevlerle birlikte kayıtlara geçiyor. Önemli olan başlangıç bitiş süresi değil pomodoro sayısı. Böylece günlük faaliyetin karmaşılığı azaltılıyor deniyor.

5-7 pomodoro gereken faaliyeti bölerek ayrı faaliyet olarak yazmak daha doğru. 1 pomodorodan daha az süreceği tahmin edilen faaliyetler (görevler ise 1 pomodoroda birleştiriliyor.

Pomodoro tekniğinde hız, her gün kaç odaklanmış seans yaptığınız anlamına geliyor. Bu teknikte amaç odaklanmaya odaklanmak Önemli olan işin yapılmasına odaklanmaya değil. Odaklanmaya odaklanarak çok iş yapıldığı iddia ediliyor.

Pomodoro tekniğinde seansları engelleyen içsel (zihinsel), dışsal (telefon gibi kesintiler) kurumsal (görüşmeler, toplantılar, e-posta-whatsapp cevaplamaları) kesintilerin kontrol altına alınması ve ve kayıt analizleri sonucunda sürekli hale gelenlerin 1 pomodoro seansına dönüştürülmesi çok önemli. Böylelikle çalışmaya ayrılan sürelerle kurumsal işlere ayrılan sürelerin farkına varılması ve tahmin dışı pomodoro sürelerinin en aza indirilmesi mümkün oluyor.  Daha sonra her faaliyet için gereken görevler için her gün kaç pomodoro gerektiğinde ustalaşılıyor. Tahmin hataları ve tahmin hatası nedenleri incelenerek gelişim sağlanıyor.  

Bir zaman çizelgesi oluşturup ona uymak pomodoro’dan önemli. Zaman çizelgesinde pomodoro’lar ve boş zamanlar görülür. Boş zamanlar beynimiz için gerekli yakıtı almak içindir. Boş zaman olmadan yaratıcılık, merak ve ilgilerimizin devamını sağlayamayız. 

Pomodoro tekniğinin etkili olmasının nedenleri kitapta şöyle anlatılıyor:

İş Karmaşık olduğunda, istemeden yapıldığında  heyecan azalır. Pomodoro ile karmaşıklığa değil, ilk küçük parçayı tamamlamaya odaklanılır.Görevler sıkıcı olduğunda erteleme artar. Pomodoro ile görev ne kadar sıkıcı olursa olsun, görevi seans içinde yapmaya odaklanırsınız. Pomodoro ile her gün öncelikli iş listesine odaklanırsınız.Stres son teslim tarihinden önce artar. Pomodoro ile odaklanma ve seansı tamamlamaya odaklanırsınız ve işi bitirme tarihi konusunda strese girmezsiniz. İş ve molalar arasındaki zihinsel geçiş çok yavaştır. Kendi kendimizi düzenlemede iyi değilizdir. Yani mola vermemiz ve odaklanmamız gerektiğinde Pomodoro, odaklanmamız veya ara vermemiz için bizi uyararak yardımcı olur.Pomodoro ile hataları tekrar etmemek için zayıf yönlerinizi ve “dikkat dağıtıcı unsurları” geriye dönük olarak öğrenirsiniz.Genellikle bir görevin ne kadar süreceğini bilemeyiz, Pomodoro ile bunu önceden yapmaya çalışırsınız.Genellikle bir görevin kapsamını (tam olarak neyi başarmaya çalıştığımızı) bilmeyiz. Pomodoro ile, işe başlamadan önce kapsam tanımlamaya çalışılır.

Zihnimiz rekabet eden düşünceler tarafından istila edilir – pomodoro sizi mevcut göreve (tek görev) odaklanmanız için eğitir ve elinizdeki görevi bitirmek için çalışma belleğimizi sınırlar.Böylece zihnimizi rekabet eden düşüncelerden kurtarır. Basitlik, pomodoronun özünde yer alır ve işi yapmak için enerjinizi odaklamamıza olanak sağlar. Pomodoro, sadece bir göreve (tüm projenin karmaşıklığına değil) odaklanmamıza izin verir. Daha da iyisi, aralar, projenin “bütünlüğünde” (veya büyük resimde) yeni kalıplar görmenize olanak tanır.

Bitiş tarihleri veya vaatler yapay stres yaratır, bu nedenle pomodoro, bir seferde yalnızca bir pomodoroya odaklanarak stressiz bir bitirme şeklidir.Diğer çalışma yöntemlerinin aksine, pomodoro, odaklanmanızı geliştirmenize yardımcı olacak gerçeklere yani sizi neyin kesintiye uğrattığına, neyin aslında acil ve önemli değil de rutin olduğuna dayanmaktadır.Başkalarının ne yapmanız gerektiğine karar vermesi yerine, önceliklerinize karar verir ve bağlı kalırsınız. İşleri mükemmel yapmaya çalışıp geciktiririz. Pomodoro işi bitirmeyi sağlar ve gerekirse iş revize edilerek mükemmelleştirilir. Pomodoro sizi işinizden sorumlu tutmaya çalıştığı için kişiseldir. Böylece başkaları tarafından eleştiri veya suçlama baskısını ortadan kaldırır.

Pomodoronun beynimiz için neden etkili bir süreç olduğunu ve başarılı olduğunu anlamak için beynimizin nasıl çalıştığını anlamamız gerekiyor (2):

1) Odaklanma (Akış): Akışa girme yani kendini tamamen söz konusu etkinliğe kaptırma olasılığı, dinlendiğinizde, oturduğunuzda ve odaklandığınızda, sadece etrafta dolanıp ilham beklediğiniz zamandan çok daha iyidir.

2) Enerji Doldurma: Beynimiz her saat başı yaklaşık 2 gram glikozla doldurulur. Bu nedenle, beynin yorulmaması için odaklanmış seanslarda ve molalarda çalışmak en iyisidir.

3) Beyni ritimle eğitmek: Beyin ritimler üzerinden kendini geliştirir; nefes alma döngüleri, kalbin elektriksel aktivitesi, yiyecekler, hormonlar, uyku vb. Sosyal yaşamlarda bile ritimlerimiz vardır; dini etkinlikler, doğum günleri, kutlamalar vb. Pomodoro ile çalışma beynimiz için odaklanma ve dinlenme gibi etkili ritimler oluşturabilir.

4) Beyin aynı ortamı tercih eder: Pomodoro için en iyisi belirli bir ortam ve çalışma-dinlenme ritmi tutturmaktır. Böylece kafa karışıklığı olmadan kendimizi etkinliğe kaptırabiliriz. Beynimizin alışık olduğumuz bir çalışma ortamında daha rahat olduğu kanıtlanmıştır.

5) Hiperaktiviteden kaynaklanan beyin yorgunlukları: Aşırı çalışma (mola vermemek) ve odaklanma enerji kaynaklarının tükenmesine neden olur. Bu nedenle, sürdürülemez enerji patlaması yerine sürdürülebilir bir hızda, pomodoro usulü çalışmak verimliliği artırır.

6) Beyin bir ilişkilendirme makinesidir: Kısa süreli bellek daha çok bir ses kaydıdır, oysa uzun süreli bellek bir zihin haritasıdır. Sonuç almak için ikisi arasında denge kurulması gerekir. Pomodoronun molaları ve bizi odaklaması bunu yapmamıza izin verir.

7) Beynin çevrimdışı zamana ihtiyacı vardır: Beynimiz arka planda bir sorun veya görev üzerinde çalışır, sadece uyurken değil, aynı zamanda uyanık olduğumuz çevrimdışı zamanda da çalışır. Kendimize mola vermek (Pomodoro aracılığıyla) beynin iyi fikirler ve içgörüler ortaya koymasını sağlar.

8) Beyin, ilişkisel hafızayı emer ve oluşturur ki; bu mevcut kişisel bilgileri genelleme yeteneği, REM uykusu gibi çevrimdışı zamandan veya problem çözmedeki küçük (uyanık) molalardan oldukça etkilenir.

9) Beyni bırakırsanız erteler: Ertelemek beynin ödülüdür. Unutmayın, stres içeriden gelir ve çare, yapmanız gerekenler için bir başlangıç noktası tespit etmektir. Pomodoro bu başlangıç noktasını sağlar.

10) Kahramanlığın beyindeki etkisi: Kahraman statüsü elde etmek için fazla mesai yapmayın. Fazla mesai, uykudan ödün vermek gibidir, kısa vadede öne geçirebilir (elinizdeki görev) ancak yarın sağlığınız bozulunca geride kalmanız kaçınılmaz olur.

11) Beynin düzenlenmesi gerekir: Pomodoro tekniğinde odaklanmış çalışma yapılır. Bu beynimizi düzenlememize ve öğrenmemize yardımcı olur.

12) Çok fazla seçenek beyniniz için kötüdür: Sürekli olarak tüm olasılıklar arasında seçim yapmak endişe yaratır ve odağımızı bozar. Pomodoro, burada öncelikleri seçmek beynimizin çalışma sırasında o sağlıksız döngüde olmasını sağlar.

Pomodore tekniği ilgimi çekmedi değil. Aslında başta “zaman kullanımı trendlerimi gözden geçiriyorum” derken hatalarımdan öğrenip bir tür pomodoro tekniği uyguluyormuşum. Ama yapmadığım çalışma sürelerini, molaları sınırlandırmak çalışma ve kurumsal işlere ayrılan süreleri standart hale getirip (30 dakika) hayatı pomodoro pomodoro yaşamak… Kulağa hoş geliyor, bu hayata yeni başlayanlar için elzem, ama ben almayayım, zira ben böyle idare ediyorum, alışmışım. Yapamayacağımdan değil. Dedim ya ben yine de esneklikten yanayım, rutinim yoktur. Zorlamaya gerek yok.

Not: Açık kaynak niteliğindeki bu yazı yazar zikredilerek iktibas edilebilir. Telif gerektirmez.

Kaynakça:

1) Crillo, F. (2019).Pomodoro Tekniği. Buzdağı.

2) https://jawwad.me/book-summary-pomodoro-technique-illustrated-staffan-noteberg/